Conditions générales

Conditions générales de l'Hôtel Van der Valk Mechelen, Rode-Kruisplein 1-4, 2800 Malines

Réservations individuelles

Les annulations pour les réservations remboursables sont possibles uniquement par e-mail, à condition qu'elles soient effectuées au plus tard 24 heures avant l'arrivée prévue. Toute annulation passée ce délai, ainsi que les non-présentations, entraînera la facturation complète de la première nuit.

Les réservations non remboursables ne peuvent ni être modifiées ni annulées gratuitement.

Pour les réservations en ligne effectuées avec votre compte Valk, vous accumulez un crédit de 5 € par nuit. Pour les tarifs promotionnels/offres spéciales, les non remboursables, les offres de dernière minute et les forfaits, vous recevez un crédit de 2,50 € par personne pour l'ensemble du séjour. Aucun crédit n'est accumulé pour les tarifs entreprises ni pour les réservations effectuées via Valk Vakanties.

Votre chambre est garantie jusqu'à 18h00. Si vous prévoyez d'arriver plus tard, nous vous prions de bien vouloir nous contacter pour fournir vos informations de carte de crédit. Dans le cas contraire, la réservation pourrait être annulée.

Pour les suites, un dépôt de garantie de 200 € est requis, payable en espèces ou par carte de crédit.

Les animaux domestiques sont admis uniquement dans les chambres spécifiquement réservées à cet effet, moyennant un supplément de 15 € par nuit.

Il est strictement interdit de fumer dans les chambres, sur les balcons et dans le patio. Fumer est uniquement autorisé à l'extérieur, près de l'entrée de l'hôtel. Le non-respect de cette règle peut entraîner une amende administrative de 200 €.

Réservations de groupe et professionnelles

1. Politique de dépôt

  • Entreprises belges : Un acompte de 75 % du total des services réservés doit être versé pour confirmer l'événement dans les 2 semaines suivant la signature du contrat.
  • Entreprises non belges : Un acompte de 100 % du total des services réservés doit être versé pour confirmer l'événement dans les 2 semaines suivant la signature du contrat.

2. Annulation totale des salles et services

  • Du contrat signé jusqu'à 3 mois avant l'événement : 50 % du total sera facturé sur la pro forma
  • Entre 3 mois et 2 mois avant l'événement : 75 % du total sera facturé sur la pro forma
  • 2 mois avant l'événement : 100 % du total sera facturé sur la pro forma

3. Politique de modification des chambres

  • Entre 89 et 60 jours avant l'événement, une réduction de 35 % du nombre total de nuitées est autorisée sans frais. Si la modification est supérieure à 35 %, 20 % du nombre réduit de nuitées sera facturé.
  • Entre 59 et 30 jours avant l'événement, une réduction de 25 % du nombre total de nuitées est autorisée sans frais. Si la modification est supérieure à 25 %, 50 % du nombre réduit de nuitées sera facturé.
  • Entre 29 et 10 jours avant l'événement, une réduction de 10 % du nombre total de nuitées est autorisée sans frais. Si la modification est supérieure à 10 %, 75 % du nombre réduit de nuitées sera facturé.
  • Entre 9 et 4 jours avant l'événement, une réduction de 5 % du nombre total de nuitées est autorisée sans frais. Si la modification est supérieure à 5 %, 85 % du nombre réduit de nuitées sera facturé.
  • 3 jours avant la date d'arrivée, toute réduction du nombre de nuitées sera sanctionnée par le paiement du nombre total de nuitées réduit.

4. Force majeure

Aucune des parties ne sera responsable des retards ou des échecs dans l'exécution causés par la force majeure, la guerre, le terrorisme, la réglementation gouvernementale, les catastrophes, les troubles civils, les incendies, les restrictions des installations de transport ou d'autres urgences échappant au contrôle raisonnable d'une telle partie. Dans le cas où de tels événements rendraient l'exécution de cet accord imprudente, illégale ou impossible, l'une ou l'autre des parties peut résilier cet accord sans responsabilité ou pénalité, après notification écrite à l'autre partie.

5. Force majeure

L'établissement est libéré de ses obligations ou suspend le service en cas d'impossibilité de le fournir avec une garantie totale, en raison de circonstances exceptionnelles ou de force majeure, notamment en cas de destruction totale ou partielle de l'établissement, de suspension de l'approvisionnement en énergie ou d'autres problèmes empêchant le fonctionnement normal de l'établissement, ou mettant en danger sa sécurité ou celle des clients.

Dans ces cas, si possible, l'hôtel peut proposer au client la prestation des services dans un établissement voisin de même catégorie ou supérieure, l'hôtel prenant en charge tous les frais de transfert qui en résultent. Le client peut toutefois choisir d'annuler les services et de demander le remboursement des sommes versées jusqu'à cette date.

6. Accord

  • Le présent contrat de réservation ne prend effet qu'après son acceptation et sa signature par Van der Valk. Tant que cela n'a pas été fait, Van der Valk ne sera pas lié au client ni à ses participants, et aura le droit de considérer l'événement comme inexistant et de libérer ou de mettre à disposition toutes les chambres et espaces réservés pour d'autres clients.
  • Le client n'a aucun droit à aucun service de Van der Valk tant qu'un accord définitif n'a pas été signé et remis aux deux parties. Après la signature et donc l'acceptation par Van der Valk, tous les engagements entre les parties seront régis exclusivement par cet accord, qui remplacera tous les accords antérieurs entre les parties.
  • Toute modification ou addition à ce contrat doit être faite exclusivement par écrit et acceptée par les deux parties. Les accords verbaux seront considérés comme non valides et inexistants.
  • L'organisateur est pleinement conscient des conditions mentionnées ci-dessus, qui font partie intégrante du contrat, et accepte de s'y conformer.

7. Divers

7.1. Augmentation du nombre de participants pour événements et services

Si le client informe Van der Valk d'une augmentation du nombre de participants moins de 14 jours avant la date prévue, l'hôtel fera tous les efforts raisonnables pour fournir ses services à ce nombre accru, sans toutefois que l'hôtel puisse être tenu responsable des conséquences en cas de non-réalisation ou de réalisation partielle.

7.2. Équipements audiovisuels et informatiques

  • Si Van der Valk met à disposition du client des équipements audiovisuels ou informatiques, le client en est responsable pendant toute la durée de l'événement. En l'absence de remarques immédiatement après leur mise à disposition, le client sera réputé avoir reçu ces équipements en bon état de fonctionnement et d'entretien.
  • Si le client utilise ses propres équipements ou ceux obtenus auprès de tiers, le client (à l'exclusion expresse de Van der Valk) en est et en restera responsable pendant toute la durée de l'événement, et devra prendre les mesures nécessaires pour éviter tout dommage, vol, etc.
  • Le client doit informer préalablement l'hôtel de son intention d'utiliser les murs, les tables ou le sol de la salle réservée. Il devra également demander préalablement l'autorisation écrite de Van der Valk pour placer des affiches, des signes, des drapeaux ou tout autre matériel publicitaire.
  • Le client doit retirer tous ses matériaux et équipements de l'hôtel à la fin de l'événement. L'hôtel ne pourra être tenu responsable des matériaux/équipements non retirés en temps voulu.

7.3. Salles de conférence réservées

Les noms des salles de réunion, tels qu'ils sont mentionnés dans le contrat, sont uniquement indicatifs et en aucun cas contraignants. L'hôtel se réserve le droit de modifier unilatéralement et sans engagement les noms des salles de réunion à tout moment. Van der Valk doit uniquement informer le client de ce changement, au plus tard le jour de l'arrivée.

7.4. Enregistrement / Départ des chambres

  • L'enregistrement sera possible à partir de 15h00 le jour d'arrivée. Si le client/son participant arrive avant cette heure, Van der Valk s'efforcera de mettre la chambre à disposition plus tôt, sans être tenue de le faire.
  • Si le client ou son participant souhaite avoir la certitude que sa chambre sera disponible avant 15h00, il peut réserver un enregistrement anticipé à partir de 13h00 moyennant des frais de 25 € par séjour. Si le client ou son participant arrive encore plus tôt, la nuit précédente peut être réservée au tarif normal de ce type de chambre.
  • L'heure officielle de départ est à 11h00. En cas de départ tardif, vous pouvez choisir une prolongation jusqu'à 13h00 moyennant des frais de 25 € par séjour. Pour les prolongations jusqu'à 18h00, des frais supplémentaires équivalant à la moitié du tarif journalier de la chambre concernée s'appliquent. Il est important de noter que la possibilité de prolongation dépend toujours de la disponibilité de la chambre à ce moment-là et ne peut être garantie.

7.5. Départ anticipé

Si le client décide de mettre fin à l'événement prématurément, ou si le client/un participant décide de quitter les salles de réunion et/ou l'hôtel avant la date de départ réservée, Van der Valk est en droit de facturer intégralement les jours et/ou les nuitées restantes, y compris les installations/équipements réservés, au tarif convenu contractuellement.

7.6. Horaire

Le client s'engage expressément à commencer et à terminer son événement aux heures prévues contractuellement. Van der Valk est en droit de facturer au client toutes les heures supplémentaires ou autres dépenses découlant du non-respect de cet horaire, que le client accepte.

7.7. Choix du menu

Le choix final du menu et du programme doit être communiqué à Van der Valk au plus tard quatorze jours avant l'événement. Si le choix du menu n'est pas confirmé par le client à Van der Valk dans ce délai, Van der Valk est en droit de choisir un menu afin de garantir une préparation optimale de l'événement.

Si le client apporte des modifications à son choix de menu moins de sept jours avant l'événement, Van der Valk (si elle parvient également à fournir le menu modifié) peut facturer au client les coûts supplémentaires résultant de ce choix tardif.

7.8. Demandes supplémentaires

Afin de permettre à Van der Valk d'offrir un service maximal, toutes les demandes supplémentaires doivent être mentionnées dans le présent document signé par le client.

Seules les demandes spécifiques auxquelles Van der Valk donne expressément son accord écrit feront partie du présent contrat et des obligations de Van der Valk.

8. Responsabilité / Assurance

  • Le client s'engage à souscrire une assurance auprès d'une compagnie d'assurance belge reconnue, pour couvrir sa responsabilité en tant qu'organisateur pendant la période prévue.
  • De plus, le client doit informer ses participants qu'ils doivent se comporter de manière appropriée, conformément aux règlements de l'hôtel.
  • Il est interdit au client/ses participants d'utiliser les espaces mis à disposition pour des réunions liées à des idéologies extrêmes, directement ou indirectement, ou susceptibles d'avoir un impact négatif sur le fonctionnement normal de l'hôtel ou de perturber la tranquillité des autres clients de l'hôtel.
  • Le client sera dans tous les cas tenu, ainsi que ses participants, solidairement et indivisiblement, de rembourser à Van der Valk tout dommage ou trouble causé par les participants du client. Le client sera également tenu de garantir Van der Valk contre toute réclamation (tant en principal, intérêts qu'en frais) formulée à l'encontre de Van der Valk par l'un des autres clients/clientes en raison des dommages/troubles qu'ils subiraient en raison de l'événement et/ou du comportement/négligences du client ou de ses participants.
  • L'hôtel ne pourra en aucun cas être tenu responsable en cas de vol ou de dommages aux biens/objets/etc. conservés par le client ou ses participants à l'hôtel.

9. Résiliation / Indemnisation

  • Van der Valk a le droit de résilier ce contrat par simple notification écrite au client, organisateur, en cas de non-respect des conditions mentionnées ci-dessus par le client. Dans ce cas, ce dernier devra verser à Van der Valk une indemnité équivalente à 100 % des montants dus par le client si le contrat n'avait pas été résilié.
  • Si Van der Valk constate qu'elle ne peut pas fournir les chambres/salles de réunion/installations telles qu'elles ont été réservées par le client et acceptées par Van der Valk à l'heure prévue, Van der Valk doit en informer rapidement le client. Dans ce cas, Van der Valk ne sera tenue que de fournir des chambres et des installations équivalentes au client dans l'hôtel équivalent le plus proche, Van der Valk n'étant tenue de rembourser au client que la différence de prix éventuelle, à l'exclusion expresse de tout autre indemnisation ou coût.
  • Si Van der Valk répond à la disposition précédente, le client devra indemniser Van der Valk contre toute réclamation qui pourrait être formulée par les participants du client contre Van der Valk, résultant de la non-fourniture par cette dernière des chambres/salles de réunion/installations prévues.

10. Prévention des incendies et procédures de sécurité

  • Les sorties de secours doivent toujours être dégagées et leur emplacement doit être clairement indiqué pour tous les participants à l'événement. Là où cela est spécifié, les portes coupe-feu et de secours doivent toujours rester fermées. Rien ne doit être fixé aux dispositifs de fermeture d'urgence, et aucun matériel ne doit être placé derrière les portes à l'avance.
  • Les couloirs servant de voies de secours doivent être dégagés.
  • Il est interdit d'introduire des liquides ou produits inflammables, explosifs ou dangereux dans l'hôtel, ainsi que de modifier les installations, matériaux, meubles ou équipements existants sans l'autorisation écrite préalable de la direction de l'hôtel. Si de telles modifications s'avèrent nécessaires, elles doivent être demandées par écrit au moins 21 jours avant la tenue de l'événement à la direction de l'hôtel.
  • Les rideaux, revêtements muraux et tout autre matériau décoratif suspendu ou fixé aux murs et aux plafonds doivent être fabriqués à partir de matériaux au moins ignifuges. Si ces matériaux sont suspendus dans les portes ou les couloirs, ils doivent être séparés au milieu et fixés de manière à pouvoir être facilement tirés sur le côté.
  • Les installations électriques ne doivent pas être surchargées.
  • Les équipements de lutte contre l'incendie ne doivent pas être utilisés de manière abusive.
  • L'interdiction de fumer doit toujours être respectée.
  • Si l'organisateur engage du personnel de sécurité externe pour l'événement, l'entreprise de sécurité engagée doit être autorisée par le Ministère de l'Intérieur et son personnel doit être conforme à la loi sur les entreprises de sécurité, les entreprises de sécurité et les services de sécurité internes du 10 avril 1999, en matière de formation. Le nombre, le nom et le statut armé ou non armé du personnel de sécurité doivent être communiqués à la direction de l'hôtel par écrit à l'avance.
  • Il convient de veiller à ce que le nombre maximum de personnes autorisées dans une salle ne soit pas dépassé sans l'autorisation écrite préalable de la direction de l'hôtel.

11. Compétence / Législation

Ce contrat est exclusivement régi par le droit belge.

Tout litige concernant sa validité, son interprétation, son exécution ou la facturation en vertu de celui-ci relève de la compétence exclusive des tribunaux de l'arrondissement de Malines.