Conditions d’annulation

Réservations de groupe et d’entreprise

1. Politique d’acompte

Entreprises belges : un acompte de 75 % du total des services réservés doit être versé dans les deux semaines suivant la signature du contrat, à titre de confirmation de l’événement.
Entreprises non belges : un acompte de 100 % du total des services réservés doit être versé dans les deux semaines suivant la signature du contrat, à titre de confirmation de l’événement.

2. Annulation totale des salles et services

À partir de la signature du contrat jusqu’à 3 mois avant le début : 50 % du total du devis pro forma seront facturés.
Entre 3 mois et 2 mois avant le début : 75 % du total du devis pro forma seront facturés.
Moins de 2 mois avant le début : 100 % du total du devis pro forma seront facturés.

3. Politique de modification des chambres

Entre 89 et 60 jours avant l’événement : une réduction de 35 % du nombre total de nuitées est autorisée sans frais. Si la réduction dépasse 35 %, 20 % du nombre de nuitées annulées seront facturés.
Entre 59 et 30 jours avant l’événement : une réduction de 25 % est autorisée sans frais. Si la réduction dépasse 25 %, 50 % du nombre de nuitées annulées seront facturés.
Entre 29 et 10 jours avant l’événement : une réduction de 10 % est autorisée sans frais. Si la réduction dépasse 10 %, 75 % du nombre de nuitées annulées seront facturés.
Entre 9 et 4 jours avant l’événement : une réduction de 5 % est autorisée sans frais. Si la réduction dépasse 5 %, 85 % du nombre de nuitées annulées seront facturés.
Moins de 3 jours avant la date d’arrivée : toute réduction du nombre de nuitées sera facturée à 100 %.

4. Force majeure (« Acte de Dieu »)

Aucune des parties ne sera tenue responsable d’un retard ou d’un manquement dans l’exécution de ses obligations, lorsqu’ils résultent de la force majeure, de la guerre, du terrorisme, d’une réglementation gouvernementale, d’une catastrophe naturelle, de troubles civils, d’un incendie, d’une restriction des moyens de transport ou d’autres urgences échappant à son contrôle raisonnable.
Si de tels événements rendent l’exécution du contrat déraisonnable, illégale ou impossible, chaque partie pourra mettre fin au contrat sans responsabilité ni pénalité, moyennant notification écrite à l’autre partie.

5. Cas de force majeure

L’établissement est libéré de ses obligations ou peut suspendre ses services lorsqu’ils ne peuvent être exécutés dans des conditions normales, en raison de circonstances exceptionnelles ou de force majeure, notamment en cas de destruction totale ou partielle de l’établissement, de coupure d’énergie, ou de tout autre événement empêchant son fonctionnement normal ou compromettant la sécurité du personnel ou des clients.

Dans ce cas, l’hôtel pourra, si possible, proposer l’exécution des services dans un établissement voisin de même ou de catégorie supérieure, et prendra à sa charge les frais de transfert y afférents. Le client pourra toutefois choisir d’annuler les services et d’obtenir le remboursement des sommes déjà versées.

6. Contrat

Le présent contrat de réservation ne prend effet qu’après acceptation et signature par Van der Valk.
Tant que cette signature n’a pas eu lieu, Van der Valk ne sera liée d’aucune manière envers le client ou ses participants et pourra considérer l’événement comme inexistant, libérant ainsi les chambres et espaces réservés.
Le client ne pourra prétendre à aucun service de la part de Van der Valk tant que le contrat définitif n’aura pas été signé et remis aux deux parties.
Après signature, le présent contrat remplace toutes les discussions ou accords antérieurs.
Toute modification ou annexe au contrat doit être faite par écrit et acceptée par les deux parties. Les accords verbaux sont considérés comme nuls et non avenus.
L’organisateur reconnaît avoir pris connaissance des conditions ci-dessus, qui font partie intégrante du contrat, et s’engage à les respecter.

7. Divers

7.1. Augmentation du nombre de participants

Si le client informe moins de 14 jours avant la date prévue d’une augmentation du nombre de participants, l’hôtel fera tous les efforts raisonnables pour répondre à cette demande, sans toutefois pouvoir être tenu responsable en cas d’impossibilité totale ou partielle.

7.2. Équipement audiovisuel et informatique

Lorsque Van der Valk met à disposition du client un équipement audiovisuel ou informatique, le client en est responsable pendant toute la durée de l’événement.
L’utilisation de matériel propre ou loué auprès de tiers reste sous la responsabilité exclusive du client.
Toute fixation de posters, drapeaux ou matériel publicitaire sur les murs, tables ou sols nécessite l’autorisation écrite préalable de Van der Valk.
Le client doit retirer tout son matériel et équipement à la fin de l’événement ; l’hôtel ne pourra être tenu responsable des objets laissés sur place.

7.3. Salles de conférence réservées

Les noms des salles de réunion mentionnés dans le contrat sont purement indicatifs. L’hôtel se réserve le droit de les modifier à tout moment, en informant le client au plus tard le jour de son arrivée.

7.4. Check-in / Check-out

L’enregistrement est possible à partir de 15h00 le jour d’arrivée.
Pour un enregistrement anticipé à partir de 13h00, un supplément de 25 € par séjour est applicable. Pour une arrivée plus tôt, la nuit précédente peut être réservée au tarif normal.
Le départ doit avoir lieu avant 11h00.
Pour un départ tardif jusqu’à 13h00, un supplément de 25 € par séjour est demandé. Jusqu’à 18h00, un supplément équivalant à 50 % du tarif journalier s’applique. La possibilité d’un départ tardif dépend de la disponibilité.

7.5. Départ anticipé

Si le client décide d’écourter l’événement ou si un participant quitte avant la date prévue, Van der Valk facturera les nuitées et installations restantes au tarif contractuel.

7.6. Horaire

Le client s’engage à respecter les heures de début et de fin convenues. Toute heure supplémentaire ou dépense liée à un dépassement sera facturée.

7.7. Choix du menu

Le choix final du menu et du programme doit être communiqué à Van der Valk au plus tard 14 jours avant l’événement.
Si le client ne confirme pas son choix dans ce délai, Van der Valk se réserve le droit d’en choisir un afin d’assurer une bonne préparation.
Les modifications intervenant moins de 7 jours avant l’événement peuvent entraîner des frais supplémentaires.

7.8. Demandes supplémentaires

Toutes les demandes additionnelles doivent être mentionnées dans le présent contrat signé. Seules celles qui auront reçu l’accord écrit de Van der Valk feront partie du contrat.

8. Responsabilité / assurance

Le client s’engage à souscrire auprès d’une compagnie d’assurance belge reconnue une assurance responsabilité civile organisateur couvrant la période de l’événement.
Le client doit veiller à ce que les participants respectent les règles internes de l’hôtel.
Il est strictement interdit d’utiliser les locaux pour des réunions à caractère extrémiste ou susceptibles de perturber la tranquillité des autres clients.
Le client est solidairement responsable, avec ses participants, de tout dommage ou nuisance causé à Van der Valk et indemnisera celle-ci pour toute réclamation éventuelle de tiers.
L’hôtel ne pourra en aucun cas être tenu responsable en cas de vol ou de détérioration de biens appartenant au client ou à ses participants.

9. Résiliation / indemnisation

Van der Valk se réserve le droit de résilier le contrat par simple notification écrite au client en cas de non-respect des conditions. Dans ce cas, le client devra payer 100 % des montants dus comme si le contrat n’avait pas été résilié.
Si Van der Valk ne peut fournir les chambres, salles ou installations réservées, elle en informera immédiatement le client et mettra à disposition des installations équivalentes dans un hôtel de catégorie similaire à proximité.
Van der Valk ne sera tenue qu’au remboursement de la différence de prix éventuelle, à l’exclusion de toute autre indemnité.
Le client devra garantir Van der Valk contre toute réclamation émanant de ses participants à ce sujet.

10. Prévention incendie et sécurité

Les issues de secours doivent toujours rester dégagées et clairement visibles.
Les portes coupe-feu et de secours doivent rester fermées lorsqu’il est indiqué.
Il est interdit d’introduire des substances inflammables, explosives ou dangereuses dans l’hôtel ou de modifier les installations sans autorisation écrite préalable.
Les rideaux, tentures et décorations doivent être en matériaux ignifugés.
Les installations électriques ne doivent pas être surchargées.
Les dispositifs anti-incendie ne peuvent pas être détournés de leur usage.
Le règlement anti-tabac doit toujours être respecté.
Le personnel de sécurité externe engagé doit être agréé par le Ministère de l’Intérieur et déclaré à la direction de l’hôtel.
Le nombre maximal de personnes autorisées dans une salle ne peut être dépassé sans autorisation écrite.

11. Compétence / législation

Le présent contrat est régi exclusivement par le droit belge.
Tout litige relatif à sa validité, son interprétation, son exécution ou sa facturation relève de la compétence exclusive des tribunaux de l’arrondissement de Malines (Mechelen).