Stornierungsbedingungen

Gruppen- und Geschäftsbedingungen

1. Anzahlungspolitik

Belgische Unternehmen: Eine Anzahlung von 75 % des Gesamtbetrags der gebuchten Leistungen ist als Bestätigung der Veranstaltung innerhalb von 2 Wochen nach Unterzeichnung des Vertrags zu leisten.
Nicht-belgische Unternehmen: Eine Vorauszahlung von 100 % des Gesamtbetrags der gebuchten Leistungen ist als Bestätigung der Veranstaltung innerhalb von 2 Wochen nach Unterzeichnung des Vertrags zu leisten.

2. Gesamte Stornierung der Säle und Dienstleistungen

Vom Zeitpunkt der Vertragsunterzeichnung bis 3 Monate vor Beginn: 50 % des Gesamtbetrags der Pro-forma-Rechnung werden berechnet.
Zwischen 3 Monaten und 2 Monaten vor Beginn: 75 % des Gesamtbetrags der Pro-forma-Rechnung werden berechnet.
2 Monate vor Beginn: 100 % des Gesamtbetrags der Pro-forma-Rechnung werden berechnet.

3. Änderungsrichtlinie für Zimmer

89 bis 60 Tage vor der Veranstaltung: Eine Reduzierung von 35 % der gesamten Übernachtungen ist kostenfrei möglich. Bei einer größeren Reduzierung werden 20 % der verminderten Übernachtungen berechnet.
59 bis 30 Tage vor der Veranstaltung: Eine Reduzierung von 25 % ist kostenfrei möglich. Bei einer größeren Reduzierung werden 50 % der verminderten Übernachtungen berechnet.
29 bis 10 Tage vor der Veranstaltung: Eine Reduzierung von 10 % ist kostenfrei möglich. Bei einer größeren Reduzierung werden 75 % der verminderten Übernachtungen berechnet.
9 bis 4 Tage vor der Veranstaltung: Eine Reduzierung von 5 % ist kostenfrei möglich. Bei einer größeren Reduzierung werden 85 % der verminderten Übernachtungen berechnet.
3 Tage vor dem Ankunftsdatum: Jede Reduzierung der Zimmernächte wird zu 100 % des stornierten Anteils berechnet.

4. Höhere Gewalt („Wil van God“)

Keine der Parteien haftet für Verzögerungen oder Nichterfüllung, verursacht durch höhere Gewalt, Krieg, Terrorismus, Regierungsverordnungen, Katastrophen, zivile Unruhen, Feuer, Transportbeschränkungen oder andere Notfälle außerhalb ihrer zumutbaren Kontrolle.
Wenn solche Ereignisse die Durchführung dieser Vereinbarung unklug, rechtswidrig oder unmöglich machen, kann jede Partei den Vertrag ohne Haftung oder Strafe nach schriftlicher Mitteilung an die andere Partei kündigen.

5. Höhere Gewalt

Das Hotel ist von seinen Verpflichtungen entbunden oder kann die Dienstleistung aussetzen, wenn außergewöhnliche Umstände oder höhere Gewalt die Erfüllung unmöglich machen – insbesondere bei vollständiger oder teilweiser Zerstörung des Hotels, Aussetzung der Energieversorgung oder anderen Ereignissen, die den normalen Betrieb oder die Sicherheit des Hotels oder der Gäste beeinträchtigen.

Wenn möglich, kann das Hotel dem Kunden die Durchführung der Leistungen in einem nahegelegenen Haus derselben oder einer höheren Kategorie anbieten und übernimmt die daraus entstehenden Transferkosten. Der Kunde kann jedoch die Stornierung der Leistungen und die Rückzahlung der bis dahin gezahlten Beträge verlangen.

6. Vertrag

Diese Reservierungsvereinbarung tritt erst in Kraft, nachdem sie von Van der Valk akzeptiert und unterzeichnet wurde.
Bis dahin ist Van der Valk in keiner Weise an den Kunden gebunden und kann das Ereignis als nicht existent betrachten und alle vorgesehenen Zimmer oder Räume anderweitig vergeben.
Der Kunde hat keinen Anspruch auf Leistungen von Van der Valk, bis der endgültige Vertrag von beiden Parteien unterzeichnet und übergeben wurde.
Nach Unterzeichnung gilt ausschließlich dieser Vertrag, der alle vorherigen Absprachen ersetzt.
Änderungen oder Ergänzungen des Vertrags müssen schriftlich erfolgen und von beiden Parteien akzeptiert werden. Mündliche Vereinbarungen sind ungültig.
Der Veranstalter erkennt die oben genannten Bedingungen an, die integraler Bestandteil des Vertrags sind.

7. Verschiedenes

7.1. Erhöhung der Teilnehmerzahl

Wenn der Kunde weniger als 14 Tage vor dem geplanten Datum eine Erhöhung der Teilnehmerzahl meldet, wird das Hotel alle zumutbaren Anstrengungen unternehmen, um dies zu ermöglichen, übernimmt jedoch keine Haftung, falls dies nicht vollständig gelingt.

7.2. Audiovisuelle und EDV-Ausrüstung

Stellt Van der Valk dem Kunden audiovisuelle oder EDV-Ausrüstung zur Verfügung, haftet der Kunde für diese während der gesamten Veranstaltungsdauer.
Eigene oder von Dritten gemietete Geräte liegen in der alleinigen Verantwortung des Kunden.
Verwendung von Wänden, Tischen oder Böden sowie das Anbringen von Plakaten, Fahnen oder Werbematerial bedürfen der vorherigen schriftlichen Genehmigung.
Nach der Veranstaltung müssen alle Materialien entfernt werden; das Hotel haftet nicht für zurückgelassene Gegenstände.

7.3. Reservierte Konferenzräume

Die im Vertrag genannten Raumnamen sind nur beispielhaft und nicht bindend. Das Hotel darf die Namen jederzeit ändern, informiert den Kunden spätestens am Ankunftstag.

7.4. Check-in / Check-out

Check-in ab 15:00 Uhr. Früherer Check-in ab 13:00 Uhr gegen € 25 pro Aufenthalt; noch früher nur durch Buchung der Vornacht.
Check-out bis 11:00 Uhr. Später Check-out bis 13:00 Uhr gegen € 25, bis 18:00 Uhr gegen 50 % des Tagespreises (je nach Verfügbarkeit).

7.5. Vorzeitige Abreise

Bei vorzeitigem Ende der Veranstaltung oder vorzeitigem Verlassen des Hotels werden die verbleibenden gebuchten Nächte und Einrichtungen vollständig in Rechnung gestellt.

7.6. Zeitplan

Der Kunde verpflichtet sich, Beginn und Ende der Veranstaltung einzuhalten. Zusätzliche Stunden oder Kosten durch Überschreitung werden berechnet.

7.7. Menüauswahl

Das Menü und Programm müssen spätestens 14 Tage vor der Veranstaltung mitgeteilt werden. Erfolgt keine Mitteilung, wählt Van der Valk selbst ein Menü.
Änderungen weniger als 7 Tage vor der Veranstaltung können zusätzliche Kosten verursachen.

7.8. Zusätzliche Wünsche

Alle Zusatzwünsche müssen im unterzeichneten Vertrag angegeben werden. Nur schriftlich bestätigte Sonderwünsche sind verbindlich.

8. Haftung / Versicherung

Der Kunde verpflichtet sich, bei einer anerkannten belgischen Versicherung eine Haftpflichtversicherung als Veranstalter abzuschließen.
Der Kunde muss sicherstellen, dass seine Teilnehmer sich entsprechend den Hotelregeln verhalten.
Veranstaltungen mit extremen Ideologien oder störendem Charakter sind verboten.
Der Kunde haftet gesamtschuldnerisch für alle durch seine Teilnehmer verursachten Schäden und hält Van der Valk schadlos gegenüber Ansprüchen Dritter.
Das Hotel haftet in keinem Fall für Diebstahl oder Beschädigung von Eigentum des Kunden oder seiner Teilnehmer.

9. Vertragsauflösung / Schadenersatz

Van der Valk kann den Vertrag schriftlich kündigen, wenn der Kunde die Bedingungen nicht einhält. In diesem Fall schuldet der Kunde 100 % der vereinbarten Beträge.
Sollte Van der Valk die gebuchten Zimmer oder Säle nicht bereitstellen können, wird der Kunde unverzüglich informiert. Das Hotel stellt gleichwertige Unterkünfte in der Nähe bereit und erstattet nur etwaige Preisunterschiede – weitere Ansprüche sind ausgeschlossen.
Der Kunde stellt Van der Valk von allen daraus resultierenden Ansprüchen seiner Teilnehmer frei.

10. Brandschutz und Sicherheitsvorschriften

Notausgänge müssen jederzeit frei und sichtbar bleiben. Brand- und Nottüren dürfen nicht blockiert oder geöffnet werden.
Treppenhäuser als Fluchtwege müssen frei bleiben.
Das Mitbringen entzündlicher, explosiver oder gefährlicher Stoffe ist verboten.
Dekorationen müssen aus feuerhemmendem Material bestehen.
Elektrische Anlagen dürfen nicht überlastet werden.
Feuerlöscheinrichtungen dürfen nicht missbraucht werden.
Das Rauchverbot ist strikt einzuhalten.
Externes Sicherheitspersonal muss vom Innenministerium zugelassen und schriftlich gemeldet sein.
Die zulässige Personenzahl in einem Raum darf ohne schriftliche Genehmigung nicht überschritten werden.

11. Zuständigkeit / Recht

Dieser Vertrag unterliegt ausschließlich dem belgischen Recht.
Alle Streitigkeiten über Gültigkeit, Auslegung, Ausführung oder Rechnungsstellung fallen in die ausschließliche Zuständigkeit der Gerichte des Gerichtsbezirks Mechelen.